El registre de jornada i la protecció de dades

El registre de les hores d’entrada i sortida de les persones treballadores no és només una eina necessària per a una gestió eficient del temps de treball, sinó que és una obligació legal per a totes les empreses, sense excepció. Tanmateix, la implementació d’un sistema de registre horari ha de complir amb la normativa de protecció de dades, garantint que només es recopilin les dades estrictament necessàries, conforme al principi de minimització de dades. Això significa que, mentre és lícit registrar l’hora d’entrada i sortida d’una persona treballadora, no seria proporcional controlar la seva ubicació exacta o els seus moviments durant la jornada laboral, a menys que hi hagi una necessitat justificable i legal per fer-ho.

Respecte a la dignitat i privacitat

Els sistemes de registre han de respectar la dignitat i privacitat dels treballadors. L’ús de tecnologies com la geolocalització, les empremtes dactilars o la lectura d’iris poden generar un control excessiu i invasiu, creant un clima de vigilància constant. Per això, aquests mètodes només es poden utilitzar si es justifiquen legalment i sempre respectant els drets fonamentals de les persones treballadores.

El principi de transparència

L’empresa ha d’informar clarament i prèviament a la plantilla sobre quines dades es recopilaran, per a quina finalitat i durant quant temps seran conservades. Aquest principi de transparència implica que, si bé no és necessari el consentiment del treballador per al registre de la jornada, sí és imprescindible garantir que aquest hagi estat informat adequadament. Això ha de fer-se abans de la instal·lació del sistema i cada vegada que es produeixin canvis rellevants en el tractament de dades.

Mesures de seguretat per a la protecció de dades

A més, les empreses estan obligades a adoptar mesures tècniques i organitzatives adequades per a protegir les dades recopilades contra accessos no autoritzats, pèrdues o divulgacions indegudes. La seguretat i la confidencialitat de les dades han de ser prioritàries, i només el personal autoritzat ha de tenir accés als registres horaris. L’ús de sistemes d’autenticació d’usuaris és una eina clau per garantir aquest control.

Emmagatzematge i eliminació de dades

És igualment important que les empreses tinguin una política clara sobre l’emmagatzematge i eliminació de les dades del registre horari. Els registres només s’han de conservar durant el temps necessari per complir amb la finalitat legal o contractual. Un cop finalitzat aquest període, les dades s’han d’eliminar de manera segura, garantint que no puguin ser recuperades.

Participació de la representació legal dels treballadors

Abans d’implantar un sistema de registre horari, és imprescindible informar i consultar a la representació legal de les persones treballadores, acordant el sistema que s’implantarà. Posteriorment, els dispositius de registre s’han de col·locar en ubicacions accessibles per a tota la plantilla o facilitar eines que permetin el registre a qui no pugui accedir-hi físicament.

Finalment, cal garantir que tots els treballadors estiguin informats de com funcionen aquests sistemes, la tecnologia que s’utilitza i els propòsits pels quals es recopilen les dades. La correcta implementació d’aquest sistema és essencial per a garantir el compliment normatiu i protegir els drets dels treballadors.